Evernote作为公司信息化工具的评估

 现状及方案

新联公司成立以来，一直没有一套行之有效的协同工作及知识库系统，对公司运作和员工工作有比较大的影响。 

本来公司内部即时通信建议采用GTalk，由于Google服务经常被干扰，GTalk功能也相对较弱，员工在实际工作中主要采用QQ对内对外进行沟通。目前员工自发建立新联QQ群，供员工内部非官方沟通；公司授权建立和加入了几个项目QQ群。最近公司尝试开通了微信群，在春节长假里尝试着投入使用，效果也还不错，不过微信的桌面工具欠缺，不太适合高效率沟通，可以作为QQ工具的补充。即时通信协作场景可以维持现状，适用即时及易挥发信息的沟通。 

公司内部外部正式沟通工具是电子邮件。同样由于新联邮件系统托管在Google Mail上，也经常受到干扰。根据实际使用情况看，这种干扰通常只影响通过Web访问邮箱的行为，如果安装了邮件客户端，通过POP3/IMAP、SMTP收发邮件则很少受影响。考虑到当前邮件沟通的不可替代性，建议员工安装邮件客户端，并尽量采用POP3/SMTP协议收发邮件。 

新联一直使用MantisBT作为任务管理及协同及跟踪工具，使用情况不是很好。一方面是因为没有配套的管理制度强制实施，另一方面也是因为维护和使用方面不方便。 

公司版本库一直采用Subversion并在公司内部部署了代码库和在公网上部署了发布库，目前使用情况良好，可以维持现状。考虑到当前分布式版本控制系统在使用上已经超越了传统的集中式版本控制系统，特别是在代码托管和开源项目上被大量使用，并且分布式版本控制系统在协同工作和版本分支方面具备压倒性的优势。因此我们也会尝试使用基于分布式版本管理系统的代码库托管服务。 

公司文档归档没有系统化起来，目前是零零星星散布在公司版本库中。缺乏索引及快速查阅机制，很影响工作。 

新联知识库系统采用内网和公网部署的Wiki，不过一直都未能使用起来。主要原因是使用不方便，无法随时记录和读取。从公司角度来看，由于Wiki引擎本身权限管理能力比较弱，一些敏感信息没法放在wiki中，也不方便把wiki部署在公网上。即时wiki部署在公网平台，也会因为网络不稳定因素和缺乏易用的撰写工具而造成实际使用的不方便。 

综上所述，即时信息、邮件沟通及版本库机制可以在维持现状的基础上做些改进和尝试；任务管理和跟踪机制必须有制度保证使用，同时考虑是否有更方便的替代方案；文档管理工作需要系统化起来，文档至少应该有一个统一归档检索的地方；知识库系统重点解决易用性和权限问题，可以与文档管理工作整合起来；不需要保留备查的会话会议过程可以使用相应的QQ群，公司需要把QQ作为指定通信工具，并建立完善的QQ群组；对于需要记录重要的会议及群组沟通信息，QQ群组和邮件群发机制都不是很理想，需要再找更合适的工具。 

为了解决上述问题，我试用了一系列各种工具，最终建议公司统一采用Evernote作为基础信息化工具，尽量把各种事务迁移到Evernote平台上进行。 

Evernote特点

下面列出Evernote作为新联公司基础信息化工具所具备的突出特点： 

• 全球最大的笔记及归档服务提供商，财务稳健。
• 专门为中国建立本地化业务服务，中文支持非常好。
• 用户协议友好，尊重用户隐私和数据所有权。数据保护准则：用户所有，受保护，可迁移。
• 资费政策灵活。免费用户可以随时升级为高级用户，也可以随时成为免费用户。
• 笔记总容量没有限制。免费用户每月60M流量限制据测试是足足够用的。万一不够用，可以随时升级一个月的高级账户。
• 跨平台支持。Web, Windows, Mac, IOS, Android, Windows Phone。
• 强大的检索能力。支持PDF及各种图片文字的识别与检索。
• 简单而万能的分类能力：标签和笔记本。
• 同时支持云存储和本地存储。
• 自动保存和版本管理。记录笔记修改历史（免费账户也支持），可以随时回卷（收费账户）。
• 强大的共享功能。能共享整个笔记本或者某条笔记。
• 简洁的权限管理机制。共享笔记本给特定用户，分别给于不同的访问权限。
• 简单够用的协作能力。共享笔记更新响应快，有通知功能；本地笔记可以设定5分钟自动同步一次。

Evernote评估

• 国际版每月价格是5美金，国内版是30元。国际版高级账户服务可以迁移到国内版，反之不可以。
• 国际版信用卡支付的时候没有中国选项，随便挑了澳大利亚，成功支付了。
• 高级版账户管理里面可以取消每月的订阅功能，这样就不用下个月续订了。
• 不管是高级版还是普通版，上传的笔记都会被保存版本，按照官方说法可能是8小时备份一次。每次同步修改的内容不会显示。可见其版本功能比Pages和Google Docs要差很多。
• 高级版本有一个相关笔记内容显示，可以把跟当前笔记上下文关联的笔记挑出来，当时是系统根据特定算法做出来的。
• 不管是高级版还是普通版，都可以导出全部笔记，然后再导入。这样比较适合迁移国际版和国内版，也方便进行Dropbox备份。
• 笔记本共享功能在免费版和高级版中都有，只是免费版共享出去的权限是只读的，而高级版的权限是读写和邀请。
• 高级版到期后，共享的笔记本权限不变。
• 免费用户在高级用户共享的笔记本中增加内容时，使用的是高级用户的额度。
• 共享更新的速度很快。
• 第一次共享测试的时候不成功，用VPN连接后成功，然后后续断开VPN后也能成功。估计是网络或evernote后端的问题，跟VPN无关。

方案建议

• 先使用国际版服务功能，使用中有问题的话可以快速迁移回国内服务。
• 公司建立一个高级账户，每个员工建立免费账户。
  
• 在公司账户中分别为每个员工建立独立的工作笔记，员工可以通过使用这个工作笔记享用高级账户功能。
• 公司根据需要建立不同权限的共享笔记本给不同群组共享使用。
• 建议员工手机及电脑中都安装Evernote客户端。
• 前期可以只使用知识库功能，随后逐步使用更多功能（也有很多第三方工具）。

应用场景

• 文档管理。根据权限建立一个或者多个文档归档笔记本，每个文档笔记中随附最新版本的文档。为方便检索和阅读，建议每份文档同时生成PDF格式文件一份，作为当前版本快照和检索依据。
• 邮件处理。通过邮件功能发送笔记；通过设置邮件自动转发功能归档重要邮件到Evernote；使用Evernote的共享功能代替部分邮件功能。
• 公共邮件。IFTTT自动投递公司办公邮件到特定的笔记本，供特定工作组协同处理。
• 任务跟踪整合。MantisBT中设置邮件投递地址到各自evernote邮件发布地址，实现任务跟踪信息的通知和归档。
• 文档协同。在共享笔记本中建立富文本文档，多人同时修改，指定一人适时进行合并和冲突解决。
• 知识库。所有笔记内容均归属知识库内容，每个员工在各自共享内容中搜索所需内容。
• 任务分配。在笔记中插入待办事项作为任务，分配给任务干系人，通过历史记录跟踪任务执行情况。
• 准实时消息。通过共享笔记进行准实时消息交换，类似于BBS功能。
• 剪贴及归档。通过复制粘贴和evernote工具把各种应用（QQ，微信，网页等）中的内容转移到evernote中归档。